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Lorsqu’une nouvelle année commence, classez vos papiers de l’année précédente. A cette fin, servez vous des boites de classement et d’archivages et notamment les boites avec dossiers suspendus sont composée de dossiers suspendus. rajoutez une étiquette avec l’année pour vous y retrouver. Continuez à utiliser une couleur par thème ( documents de facturation, finance, logement, assurance… ) une fois, vos boites de classification et d’archivage installées, réservez-leur une étagère dans le travail. Si vous suivez de nombreuses affaires ou que vous occupiez des papiers de toute votre famille, optez pour un meuble de classement. Ces meubles à tiroirs sont munis de dossiers suspendus bien pratiques pour contrôler facilement chaque thème.
au moment où décès a lieu en France, les démarches sont similaires pour l’ensemble des nationalités. il correspond de s’adresser à la mairie du lieu de décès. dans ce but il existe le service des actes civils en ligne. lorsque le décès a lieu hors de france et que le défunt était français, il est recommandé d’adresser une lettre à l’État civil ou de avoir à se déplacer directement. Enfin si le défunt est étranger et qu’il est décédé à l’étranger, il faut contacter l’ambassade de son pays.
Les services de Cloud tels que Dropbox, Google Drive ou Box sont pratiques, mais vous ne pensez pas toujours à mettre tous vos documents dans le Cloud. Alors le jour où votre ordinateur va rendre l’âme, vous vous rappelerez tristement de cette photographie inoubliable dont vous avez laissé le seul exemplaire sur le travail de la défunte machine. Avec un petit software comme MacDropAny ( sur Mac ) ou DropboxFolderSync ( sur Windows ), vous allez pouvoir demander à conserver dans le cloud, une sauvegarde de vos dossiers « Mes Documents », de votre bureau, de vos téléchargements, etc. Tout ces dossiers que vous ne synchronisez généralement pas avec Dropbox mais possèdent des dossiers importants.
À l’heure présente, les établissements bancaires proposent généralement de ne plus expédier de relevés mensuels — sachant qu’il est envisageable de prendre rendez vous avec son compte à tout moment sur Internet. Si vous recevez encore ces documents, vous pouvez demander à réduire ces envois, pour privilégier le numérique. Il en va de même pour les différentes documents de facturation qui, très souvent, peuvent être envoyées par e-mail. Naturellement, il n’est pas toujours nécessaire de tout imprimer : l’objectif de la dématérialisation n’est pas là. Plus concrètement, la conservation des dossiers passe par l’enregistrement des fichiers sur des disques durs, ce qui prend nettement moins de place et de temps qu’un archivage de papiers. Avec les systèmes d’accumulation en ligne ( cloud ) et les disques durs, vous disposez de nombreuses solutions différentes pour stocker vos pièces administratives en toute sécurité, le tout en protégeant un peu mieux notre planète.
on vous conseille de stocker ces papiers administratifs, mais ils ont aussi leur date de péremption. Ainsi, passé un certain délai, il n’est plus nécessaire de préserver certains papiers tels des documents de facturation et des déclarations en tout type. Voici un récapitulatif des durées pendant lesquelles il est recommandé de stocker les différents genres de papiers : 1 an : les factures de appel téléphonique, du web ou de , ou bien encore les justificatifs de paiement d’un PV. 2 ans : les relevés d’allocations familiales, les honoraires du médecin, les lettres de résiliation de contrat, les papiers de sécurité sociale et mutuelle, ainsi que les documents de crédit. 3 ans : les avis de redevance audiovisuelle et les déclarations de revenus. 5 ans : les documents de facturation hydrolique et d’électricité, les quittances de annuités et de charges locatives, les factures de gaz, les attestations de paiement des impôts, le contrat de location et les justificatifs de paiement des pensions alimentaires. 10 ans : les relevés bancaires, les bordereaux de paiement, les crédits immobiliers, les contrats d’assurance vie après la date de décès…
Lorsque les courriers arrivent, il est essentiel de réaliser un pré-classement pour éviter qu’ils s’entassent durant des mois dans un coin du bureau. Les courriers urgents sont à parcourir dès le début, tandis par rapport aux autres peuvent être rangés par ordre de priorité. Il est conseillé d’avoir un organiseur de bureau pour mettre de coté les papiers importants qui demandent une activation ( paiement d’une facture, convocation… ) et les papiers qui doivent être classés ( relevés bancaires, documents de facturation en prélèvement automatique… ). Cette astuce permet de se enlever dès le début des papiers obsolètes pouvant être jetés à l’exemple des prospectus et des pubs.
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